Combien d'appels votre entreprise manque-t-elle chaque semaine ? Sans statistiques, impossible de le savoir. Et pour une TPE ou une PME, un appel perdu, c'est souvent un devis qui part ailleurs. La bonne nouvelle : un standard bien réglé règle l'essentiel du problème.
1. Un accueil vocal qui oriente
Un menu simple, à trois ou quatre choix au maximum, envoie l'appelant directement au bon service : commercial, support, administration. L'appel n'arrive plus sur un poste qui n'est pas concerné. Le message lui-même peut présenter vos services pendant l'attente, plutôt que de répéter « veuillez patienter ».
2. Des horaires et des renvois automatiques
En dehors des heures d'ouverture, l'appelant doit savoir quand rappeler ou pouvoir laisser un message. Pendant la pause déjeuner ou les congés, les appels peuvent être renvoyés vers un mobile de permanence. Ces règles se programment une fois, puis s'appliquent toutes seules.
3. Des groupes et des files d'attente
Plutôt qu'un seul poste qui sonne dans le vide, faites sonner un groupe : tous les postes en même temps, ou les uns après les autres. Si tout le monde est occupé, l'appelant patiente dans une file d'attente au lieu de tomber sur une tonalité occupée.
4. La mobilité
Avec l'application du standard sur smartphone et sur ordinateur, vos collaborateurs décrochent où qu'ils soient, avec le numéro de l'entreprise. Un technicien en intervention ou un commercial en rendez-vous reste joignable, sans donner son numéro personnel.
5. Les statistiques d'appels
Appels reçus, appels perdus, temps d'attente, heures de pointe : ces chiffres montrent où se perdent les appels et quand renforcer l'accueil. Un simple tableau mensuel suffit souvent à corriger les créneaux à problème.
Par où commencer ?
Ces fonctions existent sur tous les standards IP récents, hébergés ou de type 3CX. Si votre installation actuelle ne les propose pas, c'est peut-être le moment de la moderniser, d'autant que la fin du réseau cuivre approche. Découvrez nos messages d'accueil et SVI et notre offre de téléphonie d'entreprise.
